展會是為了展示產品和技術、拓展渠道、促進銷售、傳播品牌而進行的一種宣傳活動。而展會策劃是利用市場環境相關資料的基礎上，進行系統、周密、科學的預測對企業的產品、形象等方面的傳播，其內容包括：調查與分析、決策與計劃、運作與實施、效果評價與測定等。
1、調查與行業分析
市場調查是選定展會的重要依據。一般情況下，市場調查要根據當地、本區域的經濟結構、產業結構、地理位置、交通狀況和展會設施條件等特點，圍繞市場進行調查。市場調查的主要內容包括展會周圍環境的調查、參展企業情況的調查、展會項目情況的調查、展會市場競爭情況的調查以及參展商、支持贊助單位等情況的調查。只有在充分了解市場潛力、市場限制以及市場動態等信息的基礎上，才能有的放矢地進行策劃。
2、決策與計劃
怎么做展會決定是一個決策的過程，應該掌握一定的決策策略。影響展會決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內部條件等，展會的決策與計劃應從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標、集體目標和管理目標，然后決定展會的戰略安排、市場安排、方式安排等。
3、運作與實施
運作與實施是進行展會的中心環節，也是展會策劃的重心之所在。該階段包括廣告宣傳工作、組織招展招商工作、展會設計工作以及展會相關活動策劃等具體安排會展的工作方案。
（1）展會宣傳的主要方式包括媒體廣告（專業媒體、大眾媒體、發布會研討會等）和戶外廣告（海報、燈箱、廣告牌、彩旗等）。
（2）在招展招商的準備階段，需要建立潛在的客戶名單，設計并發放參展說明書，熟知參展中的知識產權問題等。
（3）展會工作籌劃的步驟一般為：第一，按實際需要將工作分為招展招商組團、設計施工、展品運輸、宣傳聯絡、行政后勤、展臺工作、后續工作等幾大類；第二，在各大類之下詳細列明具體事項；第三，弄清工作之間的關系；第四，要定期檢查工作進度和質量，及時發現并解決問題。
4、效果評價與測定
計劃、實施、評估，是現代經營的三步驟。展會的效果評價與測定是全面驗證展會策劃實施情況必不可少的工作。當整個展會策劃實施工作結束后，展會人員應及時進行評估，總結經驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結報告，為以后展會工作準備可借鑒的歷史參考文獻。
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